Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử trong thời gian gần đây được nhiều khách hàng quan tâm. Bởi sử dụng hóa đơn điện tử là điều bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải áp dụng. Sau đây tư vấn Blue xin được giới thiệu thủ tục đăng ký hóa sử dụng đơn điện tử mà bất kỳ cá nhân, doanh nghiệp nào cũng nên biết.
Hình minh họa
1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Điều kiện để doanh nghiệp có thể làm thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử bao gồm những điều kiện cần thiết như sau:
- Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có khả năng hoặc đang thực hiện các giao dịch điện tử trong vấn đề kê khai thuế với cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Doanh nghiệp có chữ ký điện tử hợp pháp theo quy định của pháp luật.
2. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Để đăng ký hóa đơn điện tử ứng dụng trong việc phát hành hóa đơn của doanh nghiệp cần tiến hành theo các bước:
Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải đưa ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử để gửi cho cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc cũng có thể thông qua văn bản bằng giấy.
Doanh nghiệp chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm về quyết định này theo mẫu số 01 phụ lục của thông tư số 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của bộ Tài chính ban hành.
Bước 2: Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử
Theo mẫu số 02 phụ lục ban hành kèm theo thông tư 32/2011/TT-BTC của bộ Tài chính ban hành, trước khi sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử rồi gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu
Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn theo đúng định dạng chuẩn gửi cho khách hàng đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
3. Phản hồi của cục thuế sau khi nộp hồ sơ
Cơ quan thuế sau khi nhận được hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử của doanh nghiệp sẽ kiểm tra các thông tin trong hồ sơ. Sau khi xét duyệt hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về email của đại diện công ty.
- Đăng ký thành công: Nếu quy trình đăng ký thành công thì doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.
- Đăng ký không thành công: Nếu không thành công, doanh nghiệp kiểm tra lại hồ sơ đăng ký xem đã chính xác hay chưa. Doanh nghiệp có thể nhờ đến sự hỗ trợ của cơ quan Thuế thông qua hotline hoặc đơn vị triển khai hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
4. Những lưu ý khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Trường hợp 1: Với doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
Doanh nghiệp phải thực hiện hủy bỏ những hóa đơn giấy còn tồn và chưa sử dụng (nếu có) tính từ lúc doanh nghiệp được chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Nếu đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Nếu có sự thay đổi về thông tin doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Trường hợp 2: Đối với doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
Trong 01 ngày làm việc, cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo về mail của đại diện công ty về việc chấp thuận hay không chấp thuận đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
Nếu cơ quan Thuế chấp nhận thì doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã và thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).
Nếu không chấp nhận, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin và tiến hành gửi lại đơn đăng ký.
Nếu doanh nghiệp cần thay đổi thông tin đã đăng ký hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải thực hiện quy trình thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 nêu trên.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được giải đáp.
