Thay đổi tên doanh nghiệp là một trong những công tác pháp lý mà các doanh nghiệp thường phải thực hiện nhằm đáp ứng và giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này tư vấn Blue xin tư vấn những lưu ý khi thay đổi tên doanh nghiệp theo đúng quy định như sau:
Hình minh họa
Khi muốn thay đổi tên, thì trước hết doanh nghiệp phải tiến hành tra cứu tên công ty trên cổng thông tin quốc về đăng ký doanh nghiệp để xác minh xem tên dự định đặt có trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký không.
Các trường hợp được xác định là tên gây nhầm lần với tên của doanh nghiệp đã đăng ký bao gồm:
- Tên dự định đăng ký được đọc giống với tên doanh nghiệp đã đăng ký
- Tiết viết tắt trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký
- Tiếng bằng tiếng nước ngoài trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký
- Tên riêng dự định đặt chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên hoặc các chữ cái.
- Tên riêng dự định đặt chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi các ký hiệu như “.”, “+”, “_”, “&”
- Tên riêng dự định đặt chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi chữ “ tân” ngay trước và chữ “mới” ngay sau. Hoặc chữ khác bởi từ “Miền Bắc, miền Nam, miền Tây, miền Đông”.
Sau khi đã chọn được tên công ty mới, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi tại Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Lưu ý sau khi thay đổi tên doanh nghiệp
Thay đổi con dấu pháp nhân của doanh nghiệp.
Do nội dung con dấu của doanh nghiệp phải thể hiện hai thông tin:
- Tên doanh nghiệp;
- Mã số doanh nghiệp.
Do đó, khi thay đổi tên doanh nghiệp thì con dấu pháp nhân của doanh nghiệp cũng phải thay đổi. Kể từ ngày 01/07/2015, khi doanh nghiệp có nhu cầu khắc con dấu pháp nhân mới với tên công ty mới thì doanh nghiệp có quyền lựa chọn số lượng, hình thức con dấu và thậm chí được giữ lại con dấu cũ với tên công ty cũ. Trường hợp doanh nghiệp lựa chọn sử dụng nhiều hơn một con dấu thì các con dấu của doanh nghiệp cần phải được khắc với nội dung và hình thức đồng nhất.
Hồ sơ thay đổi mẫu dấu là thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu của doanh nghiệp theo mẫu ban hành kèm theo thông tư 20/2015/TT-BKHĐT (Phụ lục II-9). Thủ tục thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu được thực hiện trên cổng thông tin điện tử quốc gia sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh.
In ấn lại hóa đơn VAT.
Đối với các doanh nghiệp phải có hóa đơn VAT thì sau khi thay đổi tên doanh nghiệp cũng cần phải thay đổi hóa đơn VAT vì trong hóa đơn bắt buộc phải có tên của doanh nghiệp.
Thông báo việc thay đổi với cơ quan có liên quan
Các cơ quan có liên quan bao gồm: Thuế, Ngân hàng, bảo hiểm, đối tác, bạn hàng và các cơ quan quản lý chuyên ngành…
Tài sản đăng ký sở hữu bởi công ty cũng phải thay đổi theo tên mới.
Những lưu ý khi thay đổi tên doanh nghiệp theo đúng quy định về cách nộp hồ sơ
Hiện nay các nội dung thay đổi đăng ký doanh nghiệp bao gồm thay đổi tên doanh nghiệp được nộp qua mạng điện tử. Bởi vậy, tư vấn Blue xin hướng dẫn quý khách 2 cách nộp hồ sơ như sau:
Sử dụng chữ ký số
Bước 1. Nộp Hồ sơ: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thực hiện việc kê khai thông tin, tải văn bản đã được định dạng dữ liệu điện tử liên quan đến việc thay đổi tên công ty trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Sau khi hoàn tất việc kê khai trên người đại diện sử dụng chữ ký số để ký hồ sơ.
Bước 2. Tiếp nhận Giấy biên nhận kết quả: Sau khi hoàn tất việc ký số Hồ sơ, người đại diện theo pháp luật nhận giấy biên nhận hồ sơ qua email đã đăng ký.
Bước 3. Tiếp nhận kết quả xử lý Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: Sau khi nhận được Hồ sơ, chuyên viên thụ lý sẽ tiến hành việc xử lý hồ sơ.
Trường hợp Hồ sơ hợp lệ, chuyên viên thụ lý Hồ sơ sẽ gửi lại Thông báo hồ sơ doanh nghiệp hợp lệ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp trên cơ sở nội dung thay đổi.
Trường hợp Hồ sơ không hợp lệ, chuyên viên thụ lý Hồ sơ sẽ gửi Thông báo sửa đổi, bổ sung Hồ sơ và yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi thông tin, dữ liệu đã tải lên mạng theo đúng quy định của pháp luật.
Bước 4. Doanh nghiệp trực tiếp tới Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội để nhận kết quả đăng ký doanh nghiệp.
Sử dụng Tài khoản đăng ký doanh nghiệp
Bước 1. Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp: Doanh nghiệp tiến hành việc tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và nhận email phản hồi xác nhận về việc đăng ký tài khoản thành công. Đồng thời, tiến hành việc yêu cầu tài khoản đăng ký doanh nghiệp để được nhận tài khoản đăng ký doanh nghiệp cho mình.
Bước 2. Nộp Hồ sơ đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp: Doanh nghiệp tiến hành việc kê khai thông tin, tải dữ liệu điện tử và xác thực hồ sơ đăng ký thay đổi tên công ty theo quy trình trên mạng điện tử.
Bước 3. Tiếp nhận Giấy biên nhận kết quả: Sau khi hoàn tất việc ký số Hồ sơ, người đại diện theo pháp luật nhận giấy biên nhận hồ sơ qua email đã đăng ký.
Bước 4. Tiếp nhận kết quả xử lý Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: Sau khi nhận được Hồ sơ thay đổi tên công ty qua mạng điện tử của doanh nghiệp. Chuyên viên thụ lý Hồ sơ sẽ tiến hành việc xử lý Hồ sơ trên cơ sở hồ sơ đã nộp và gửi thông báo về email cho doanh nghiệp đã đăng ký nhận thông tin.
Bước 5. Nộp hồ sơ bản gốc để đối chiếu hồ sơ qua mạng: Doanh nghiệp nộp Hồ sơ bản gốc thay đổi tên doanh nghiệp lên Phòng đăng ký kinh doanh để thực hiện việc đối chiếu Hồ sơ. Kèm theo Hồ sơ bản gốc, doanh nghiệp gửi kèm giấy biên nhận Hồ sơ và Thông báo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử hợp lệ. Đối với trường hợp thay đổi tên, doanh nghiệp phải thực hiện nộp lệ phí Công bố thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp kèm theo Hồ sơ thay đổi khi nộp vào phòng ĐKKD. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành đối chiếu Hồ sơ:
Trường hợp Hồ sơ đối chiếu đúng với các nội dung dữ liệu đã tải lên mạng Phòng ĐKKD sẽ ra thông báo về email về việc cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp.Trường hợp Hồ sơ đối chiếu không đúng với nội dung dữ liệu đã tải lên Phòng ĐKKD sẽ ra thông báo yêu cầu doanh nghiệp nộp đúng Hồ sơ đã tải lên mạng.
Bước 6. Tiếp nhận kết quả đăng ký doanh nghiệp: Sau 4 giờ làm việc kể từ thời điểm nhận được Hồ sơ bản gốc của doanh nghiệp, Phòng ĐKKD sẽ tiến hành việc trả kết quả ĐKDN cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với Phòng để lấy kết quả thay đổi đăng ký doanh nghiệp của mình.
Mọi vấn đề vướng mắc về những lưu ý khi thay đổi tên doanh nghiệp theo đúng quy định, quý vị hãy liên hệ tư vấn Blue để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.
