Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến và tiến tới sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Trong bài viết này, tư vấn Blue xin được giới thiệu về hình thức này.
Hình minh họa
Hiện đại hóa với hóa đơn điện tử
Áp dụng hóa đơn điện tử, kế toán chính là bộ phận đầu tiên trong doanh nghiệp nhận thấy những thay đổi.
Nâng cao hiệu quả quy trình tạo lập, gửi – nhận hóa đơn
Với hóa đơn giấy, kế toán của bên bán phải viết tay từng hóa đơn, sau đó nhập thông tin vào máy tính hay sổ sách kế toán, vừa mất thời gian lại dễ viết sai.
Khách hàng hay kế toán bên mua phải đến lấy trực tiếp hoặc chờ một đến một vài ngày để nhận chuyển phát hóa đơn. Nếu hóa đơn có sai sót, quy trình gửi – nhận có thể kéo dài hàng tuần lễ.
Chuyển sang hóa đơn điện tử, phần mềm hỗ trợ điền thông tin bên mua từ cơ sở dữ liệu hoặc danh mục khách hàng có sẵn giúp hạn chế tối đa sai sót.
Tất cả thao tác từ tạo lập, chỉnh sửa hóa đơn đến gửi cho khách hàng được thực hiện nhanh chóng trên phần mềm.
Khách hàng không cần chờ đợi mà được nhận hóa đơn điện tử gần như tức thì và có thể tra cứu, tải về lưu trữ khi cần thiết.
Thuận tiện khi hạch toán kế toán, đối chiếu sổ sách
Với dữ liệu hóa đơn được điện tử hóa, kế toán dễ dàng truy xuất báo cáo, tra cứu hóa đơn, thay vì phải tìm kiếm, kiểm tra từng chứng từ giấy như trước đây.
Phần mềm hóa đơn điện tử cao cấp còn có khả năng tích hợp dữ liệu với hệ thống kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý để đưa ra được các báo cáo chính xác liên quan đến hóa đơn.
Đơn giản hóa quy trình thủ tục về hóa đơn
Triển khai hóa đơn điện tử, kế toán có thể tương tác với cơ quan thuế qua môi trường điện tử trong nhiều thủ tục như đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, gửi thông báo phát hành hóa đơn hay chuyển dữ liệu hóa đơn đã lập lên cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Những doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã cũng không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi dữ liệu đều đã được lưu tại hệ thống của ngành thuế.
Hóa đơn điện tử với công tác quản lý doanh nghiệp
Hóa đơn điện tử đem lại hiệu quả về chi phí
Chi phí luôn là một trong những quan tâm hàng đầu của người đứng đầu doanh nghiệp. Quyết định chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử cũng đồng nghĩa với việc giám đốc đã cắt giảm thành công chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ hóa đơn.
Khoản chi phí tiết kiệm được này tỉ lệ thuận với số hóa đơn xuất của doanh nghiệp và thậm chí lên đến nhiều tỷ đồng với những đơn vị xuất hàng chục nghìn, hàng triệu hóa đơn mỗi năm, từ đó tác động trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Dễ dàng nắm bắt tình hình tài chính và kinh doanh
Hóa đơn điện tử hạn chế sai sót giúp báo cáo về tài chính, hóa đơn, dòng tiền đưa lên giám đốc chính xác và nhanh chóng hơn.
Đây là điều kiện đầu vào quan trọng để lãnh đạo có những đánh giá về tình hình kinh doanh của công ty, có phương hướng và điều chỉnh cần thiết nhằm đạt các mục tiêu đề ra.
Tối ưu nguồn nhân lực cho bộ phận kế toán
Với việc hóa đơn điện tử giảm thủ công trong công tác kế toán, bộ phận kế toán không cần dành nhiều cán bộ chuyên trách cho cùng một nghiệp vụ như với hóa đơn giấy.
Kế toán trưởng hay lãnh đạo doanh nghiệp cũng vì thế mà có thêm phương án sử dụng nhân sự phù hợp, đảm bảo vừa tinh gọn mà vẫn xử lý hiệu quả công việc.
Lợi ích hóa đơn điện tử đem lại là không thể phủ nhận. Những doanh nghiệp chưa triển khai nên tìm hiểu và chuẩn bị ngay từ giờ để kịp thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang đến rất gần.
Trong trường hợp có vướng mắc, doanh nghiệp nên liên hệ tới các nhà cung cấp uy tín để được hỗ trợ.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
