Để theo kịp với sự phát triển của thế giới, các doanh nghiệp Việt Nam cần phải áp dụng thành tựu của công nghệ số. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn còn sử dụng phương pháp truyền thống do tư duy cũ và tâm lý ngại thay đổi. Đây cũng chính là rào cản để doanh nghiệp đó chậm phát triển và không theo kịp sự phát triển của thời đại. Hóa đơn điện tử với doanh nghiệp chính là một phương tiện giúp doanh nghiệp bắt kịp thời đại. Chúng ta cùng tư vấn Blue nghiên cứu Ưu điểm của hóa đơn điện tử trong bài viết sau.
Hình minh họa
Đặc điểm sử dụng hóa đơn giấy truyền thống
Với hóa đơn giấy, doanh nghiệp thường lựa chọn 2 hình thức sử dụng là hóa đơn do cơ quan thuế cung cấp hoặc doanh nghiệp tự in hóa đơn khi được cơ quan thuế chấp thuận. Dù là hình thức nào thì doanh nghiệp phải có văn bản thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng. Về thời gian công đoạn phát hành hóa đơn và đặt in hóa đơn thường kéo dài từ 3 đến 5 tuần.
Đáng quan tâm hơn, mỗi hóa đơn được doanh nghiệp in ra đều phải có từ 3 liên trở lên, theo đó liên 1 để doanh nghiệp lưu trữ, liên 2 giao khách hàng và liên 3 để cơ quan Thuế kiểm soát và quản lý. Việc vận chuyển, thanh toán hóa đơn giữa các bên cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách đáng kể khi mà doanh nghiệp phải gửi hóa đơn cho khách hàng qua các đơn vị chuyển phát với cước phí từ 12.000 đến 15.000 đồng/đơn. Chưa kể việc thất lạc hóa đơn trong quá trình vận chuyển sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp về chi phí xử lý và đặc biệt là việc mất uy tín với khách hàng.
Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy với cơ quan thuế cũng là vấn đề đáng lo vì hiện nay tình trạng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn bất hợp pháp để khai khống chi phí, khấu trừ và hoàn thuế giá trị gia tăng. Hậu quả của việc gian lận là gây thất thu ngân sách nhà nước.
Việc sử dụng hóa đơn giấy cũng khiến các doanh nghiệp cần phải bố trí sắp xếp kho bảo quản và lưu trữ hóa đơn. Chưa kể việc rủi ro khi lưu trữ giấy tờ đó là hỏa hoạn và mối mọt. Với số lượng hóa đơn nhiều, mỗi khi tìm kiếm hóa đơn kế toán cần rất nhiều thời gian để tra soát. Từ việc thống kê hóa đơn đến làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đều là những công đoạn mất rất nhiều thời gian mà độ chính xác vẫn không đảm bảo được 100%. Do đó thất thoát chi phí là điều mà doanh nghiệp khó tránh khỏi.
Sự tiến bộ vượt bậc của hóa đơn điện tử
Nắm bắt được thời cuộc, thấu hiểu những khó khăn của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử ra đời và được triển khai tại nhiều doanh nghiệp. Một trong những phần mềm được nhiều doanh nghiệp áp dụng đó là phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice. Với việc sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice mọi thao tác, thủ tục, lưu trữ, chuyển phát hóa đơn đều được tích hợp ngay trên phần mềm.
Hóa đơn điện tử E-invoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí giảm thủ tục hành chính với cơ quan thuế. Công tác gửi nhận hóa đơn cho khách hàng được thực hiện một cách tiện lợi thông qua các phương tiện truyền thông internet như Email, SMS…
Ngoài những giá trị về kinh tế và thời gian kể trên các doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice còn nhận được đó là những đánh giá cao của khách hàng khi sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp: hiện đại, nhanh chóng và tiện ích. Đó cũng chính là giá trị để nâng cao thương hiệu của doanh nghiệp đối với khách hàng.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định chậm nhất là ngày 1/11/2020 phải hoàn thành việc tổ chức thực hiện chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử. Thay vì chờ bắt buộc các doanh nghiệp cần khẩn trương chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử để doanh nghiệp mình phát triển. Chấp nhận thay đổi, ứng dụng công nghệ chính là con đường nhanh nhất dẫn doanh nghiệp tới thành công.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được tư vẫn miễn phí.
